Czym jest optymalizacja procesów biznesowych i dlaczego jej potrzebujesz?

Procesy biznesowe zachodzą w każdym przedsiębiorstwie, niezależnie od jego wielkości ani branży, w której działa firma. Określa się tak bowiem ogół działań i zjawisk zachodzących w firmie, które są niezbędne dla jej funkcjonowania. Procesy biznesowe zachodzą na wszystkich poziomach, od produkcji i magazynowania, przez transport, po sprzedaż, a także zarządzanie, a nawet działy kontrolujące. Jeżeli firma funkcjonuje, oznacza to, że procesy zachodzą, jednak aby przedsiębiorstwo działało sprawnie i generowało zyski, niezbędna jest optymalizacja procesów biznesowych.

Dlaczego należy optymalizować procesy?

Pomimo, iż procesy biznesowe zachodzą, nie zawsze przedsiębiorcy mają nad nimi kontrolę. W firmie, w której zachodzi taka sytuacja, zawsze panuje chaos, gdyż pracownicy działają w dużej mierze intuicyjnie. Tym samym działania są nieefektywne, w konsekwencji czego firma nie osiąga pożądanych zysków. Zadaniem optymalizacji jest zwiększenie efektywności i wydajności firmy, której działania mają być szybsze i skuteczniejsze. Innymi słowy, chodzi o to, aby zarabiać więcej niższym nakładem kosztów i pracy. Z powyższego mogłoby wynikać, że optymalizacja jest tylko opcją dla przedsiębiorców, którzy chcą mnożyć zyski, jednak niestety czasami reorganizacja przedsiębiorstwa jest koniecznością – jedynym ratunkiem, gdy firma znajduje się na skraju upadku.

Kiedy można, a kiedy trzeba podjąć działania?

Jeżeli jesteś przedsiębiorcą i czytając ten artykuł pierwszy raz usłyszałeś pojęcie optymalizacji procesów biznesowych, z pewnością powinieneś zdecydować się na jej przeprowadzenie w swojej firmie. Brak optymalizacji oznacza bowiem niepełną kontrolę nad procesami, a więc nie w pełni efektywne funkcjonowanie firmy. Innymi słowy, optymalizacja procesów to zawsze dobry pomysł. Trzeba jednak podkreślić, iż w pewnych okolicznościach przeprowadzenie audytu i reorganizacja są szczególnie ważne. Są to między innymi takie sytuacje, jak:

  • zmiana profilu działania firmy
  • powstanie nowego działu w przedsiębiorstwie
  • wystąpienie problemów finansowych
  • poważne zmiany na rynku
  • pojawienie się nowych pracowników
  • wprowadzenie nowego produktu lub usługi

Na czym polega optymalizacja procesów biznesowych?

Działania optymalizacyjne przyjmują różną formę. Przede wszystkim reorganizacja poprzedzona audytem może dotyczyć pojedynczego działu, jak i całego przedsiębiorstwa. Najczęściej optymalizację przeprowadza się krok po kroku, dział po dziale. Należy jednak pamiętać, iż poszczególne części przedsiębiorstwa tworzą system naczyń połączonych, przez co nie sposób skutecznie zająć się optymalizacją działania jednego działu, pomijając zupełnie całą resztę.

Zanim zostaną podjęte konkretne działania, musi zostać przeprowadzony audyt. Jego wynik daje obraz tego, jak duże zmiany trzeba wprowadzić, co nakreśla nieco plan działania. Nie bez znaczenia dla specjalisty przeprowadzającego optymalizację są również wielkość firmy oraz profil jej działania. Jednak niezależnie od wszelkich różnic, o których wspomniano wyżej, optymalizacja przeprowadzona jest na trzech poziomach:

  • Poziom pracownika – zmiany dotyczące działań podejmowanych przez pracowników. Mogą wiązać się ze zmianą przydziału obowiązków tak, aby każdą kwestią zajmował się ekspert w danej dziedzinie. Ponadto, niezbędne może być połączenie pracowników w grupy lub wręcz przeciwnie, rozdzielenie ich dla uzyskania większej wydajności pracy.
  • Poziom strukturalny – optymalizacja to w dużej mierze reorganizacja przestrzeni, np. w magazynach czy w halach produkcyjnych. Ponadto, zmianą strukturalną jest również interwencja w postaci naprawy lub wymiany niewystarczająco wydajnych maszyn oraz instalacja oprogramowań komputerowych. Jednym z podstawowych jest program do księgowości, który przyspiesza pracę oraz zmniejsza częstotliwość występowania błędów.
  • Poziom organizacji – jakie są instrukcje dotyczące działania pracowników produkcji i transportu? Czy schematy zastosowane w przedsiębiorstwie nie powodują przestojów w pracy lub regularnych przerw w aktywności poszczególnych pracowników? Na te pytania należy odpowiedzieć na etapie audytu, aby później przeorganizować pracę przedsiębiorstwa i wprowadzić optymalne schematy działań.